TERJEMAHAN TERSUMPAH UNTUK BISNIS: MENGAPA PERUSAHAAN MEMBUTUHKAN LEBIH DARI SEKEDAR TERJEMAHAN BIASA

Seiring berkembangnya bisnis global pada era ini, perusahaan lokal semakin sering berhubungan dengan mitra internasioanl. Bentuk relasi tersebut terjalin melalui kerja sama dengan perusahaan asing, cabang di luar negeri, investasi internasional, hingga proses ekspor dan impor yang membuat kebutuhan terhadap layanan komunikasi mutlibahasa terus meningkat. Melalui proses tersebut, dokumen menjadi salah satu komponen penting yang dapat menunjang kelancaran kegiatan bisnis.

Akta perusahaan, kontrak, laporan keuangan, izin usaha, sertifikat, dokumen perpajakan hingga berbagai dokumen administratif memungkinkan untuk perlu diterjemahkan menyesuaikan bahasa yang digunakan oleh sebuah institusi atau pihak dari negara tujuan. Pada tahap ini, perusahaan kerap kali beranggapan bahwa menerapkan terjemahan biasa sudah cukup. Namun, pada realitasnya, semua dokumen yang ada tidak dapat diperlakukan dengan cara yang sama.

Sebuah perusahaan akan berpotensi membutuhkan penerjemahan tersumpah (Sworn Translation) untuk beberapa dokumen tertentu yang digunakan dalam proses resmi. Hal ini tidak hanya berkenaan dengan transformasi atau peralihan bahasa, tetapi juga memerlukan adanya tingkat keakuratan, formalitas, dan kepercayaan terhadap dokumen yang diterjemahkan.

Ketika Dokumen Bisnis Melintasi Batas Negara

Dalam praktik bisnis internasioanl, perpindahan sebuah dokumen dapat terjadi dari satu sistem hukum dan administratif ke sistem lainnya. Sebagai contoh, perusahaan dalam negeri yang ingin berkolaborasi dengan entitas bisnis asing, kiranya perlu untuk menyediakan sejumlah dokumen perusahaan dalam bahasa tertentu.

Beberapa dokumen tersebut biasanya meliputi akta pendirian, dokumen legal perusahaan, perjanjian kerja sama, sertifikat, maupun dokumen administratif lainnya. Pihak yang menerima umumnya tidak hanya membutuhkan isi dokumen dengan bahasa yang dapat mereka pahami saja, tetapi juga memerlukan terjemahan yang memenuhi persyaratan tertentu. Dengan begitu, di sinilah perusahaan perlu membedakan antara terjemahan biasa dan penerjemahan tersumpah.

Terjemahan biasa dapat dipergunakan untuk beragam keperluan komunikasi. Misalnya, sebuah perusahaan dapat menerjemahkan materi presentasi, proposal bisnis, email, hingga artikel website agar dapat dipahami oleh mitra asing. Namun, ketika dokumen tersebut dibutuhkan untuk kepentingan resmi, di mana pihak yang tertuju memberi syarat terjemahan tersumpah, maka terjemahan biasa tidak dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

Oleh karena itu, jenis layanan penerjemahan yang dibutuhkan oleh perusahaan seharusnya ditetapkan sesuai dengan tujuan penggunaan dokumen, bukan hanya berdasarkan bahasa yang digunakan.

Apa yang Membuat Penerjemahan Tersumpah Berbeda?

Penerjemahan tersumpah pada hakikatnya berperan dalam konteks yang lebih formal dibandingkan dengan terjemahan biasa. Penerjemahan ini berkaitan dengan dokumen yang memerlukan legitimasi atau penerapan dalam konteks resmi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Tidak hanya berkomitmen untuk menghasilkan terjemahan yang sekadar dapat dipahami, penerjemahan tersumpah juga memperhatikan keakuratan informasi yang sesuai dengan isi dokumen. Nama perusahaan, nomor dokumen, tanggal, alamat, jabatan, istilah hukum, tanda tangan, stampel, dan informasi lainnya perlu dikelola dengan cermat. Hal tersebut penting karena dokumen perusahaan tidak semata-mata bersifat tekstual. Setiap informasi yang disajikan di dalamnya dapat memiliki konsekuensi administratif maupun hukum.

Misalnya, penerjemahan nama badan usaha atau istilah dalam sebuah kontrak mengalami kesalahan, hal tersebut dapat menimbulkan kebingungan hingga kesalahpahaman pihak terkait ketika membaca dokumen tersebut. Begitu pula kesalahan sederhana seperti angka atau tanggal juga dapat menjadikan informasi dalam dokumen tidak konsisten dengan dokumen yang asli. Oleh sebab itu, penerjemahan tersumpah membutuhkan konsentrasi yang lebih besar terhadap akurasi, konsisteni, dan konteks.

Risiko Mengandalkan Terjemahan Biasa untuk Dokumen Resmi

Salah satu ketidaktepatan yang terjadi adalah anggapan sebuah perusahaan bahwa seluruh dokumen cukup dengan hanya diterjemahkan menggunakan alat penerjemah otomatis atau layanan penerjemahan konvensional.

Keunggualan teknologi memang dapat membantu proses terjemahan dengan cepat. Namun, kecepatan bukan satu-satunya aspek yang perlu untuk diperhitungkan ketika berhadapan dengan dokumen resmi.

Anggaplah sebuah perusahaan sedang melakukan kolaborasi atau kerja sama dengan mitra dari negara asing. Entitas bisnis tersebut meminta salah satu dokumen legal perusahaan dalam bahasa inggris. Jika terdapat kesalahan pada istilah hukum, badan usaha, atau informasi administratif, perusahaan harus melakukan revisi dan mengirimkan dokumen tersebut kembali. Pada kondisi tertentu, kesalahan tersebut bahkan dapat menimbulkan proses administrasi menjadi lebih lama.

Selain itu, tentu, bahwa sebuah mesin terjemahan tidak selalu memahami konteks hukum atau bisnis dengan tepat. Satu istilah dapat memiliki beberapa kemungkinan terjemahan, dan pilihan yang sesuai bergantung pada konteks penggunaannya. Dengan demikian, dokumen resmi memerlukan kecermatan manusia yang lebih memahami bahasa sekaligus konteks bidang yang diterjemahkan, meskipun tidak tuntas dalam waktu yang singkat.

Akurasi Bukan Satu-Satunya Hal yang Penting

Akurasi memang menjadi faktor utama ketika mengulas penerjemahan dokumen bisnis. Namun, sebuah perusahaan juga perlu untuk memperhitungkan konsistensi dan kerahasiaan.

Dokumen yang dimiliki perusahaan sering kali memuat unsur sensitif. Kontrak dapat memuat informasi mengenai nilai transaksi, strategi bisnis, hak dan kewajiban para pihak, atau informasi lain yang hanya diperuntukkan bagi pihak tertentu, tidak ditujukan untuk publik.

Begitu juga dengan dokumen perusahaan lainnya yang dapat memuat informasi internal dan data pribadi. Maka dari itu, perusahaan perlu berhati-hati dalam menetapkan penyedia layanan penerjemahan.

Penyedia layanan profesional hendaknya memiliki prosedur yang jelas juga tegas dalam menangani dokumen pelanggan. Keamanan dan kerahasiaan harus terintegrasi dalam alur kerja, tidak sekadar menjadi pelengkap.

Pada era digital, hal ini menjadi sangat penting ketika dokumen dapat dikirim dan diproses melalui sistem elektronik dalam waktu yang relatif cepat.

Peran Teknologi dalam Penerjemahan Bisnis

Pesatnya perkembangan teknologi  tidak dapat dipisahkan dari kemajuan industri penerjemahan. Kehadiran teknologi penerjemahan otomatis dan kecerdasan buatan turut membantu proses penerjemahan dalam berbagai situasi.

Dalam penerjemahan dokumen berukuran besar, teknologi dapat membantu menghasilkan terjemahan awal secara lebih cepat. Namun, hasil yang diperoleh tetap memerlukan penyesuaian dengan karakteristik dokumen serta tujuan penggunaannya.

Dalam praktik profesional, teknologi dapat berperan sebagai sarana pendukung yang membantu penerjemah meningkatkan efisiensi kerja. Penerjemah dapat memanfaatkan hasil terjemahan otomatis untuk mempercepat pekerjaan, kemudian memeriksa serta menyunting hasil tersebut untuk dipastikan kesesuaiannya dengan konteks dan tujuan dokumen.

Salah satu proses yang mengindikasikan bahwa keahlian manusia dapat bekerja sama dengan teknologi adalah Machine Translation Post-Editing (MTPE). Mesin dapat membantu dari sisi kecepatan, sementara seorang penerjemah terotomatisasi untuk mengisi celah dari keterbatasan teknologi, yaitu memastikan hasil akhir tetap akurat, natural, konsisten, dan sesuai pada konteks.

Dengan demikian, peran manusia sangat penting dalam penerjemahan dokumen bisnis yang memiliki konsekuensi resmi, karena kualitas dan kelayakan tidak hanya ditentukan oleh seberapa cepat sebuah dokumen diterjemahkan.

 

Kapan Perusahaan Membutuhkan Penerjemahan Tersumpah?

Penerjemahan tersumpah tidak diperlukan untuk semua jenis dokumen bisnis. Oleh sebab itu, perusahaan perlu memastikan terlebih dahulu persyaratan dari pihak yang akan menerima dokumen tersebut.

Apabila sebuah institusi, mitra bisnis, lembaga pemerintahan, atau pihak resmi secara khusus mengajukan permintaan sworn translation, perusahaan perlu memberikan layanan yang sesuai dengan persyaratan tersebut.

Sejumlah dokumen yang mungkin memerlukan penerjemahan tersumpah, tergantung pada tujuan penggunaannya, antara lain dokumen pendirian perusahaan, kontrak tertentu, dokumen perizinan, dokumen perpajakan, sertifikat, surat kuasa, dan dokumen resmi lainnya.

Namun, ketentuan yang berlaku dapat berbeda di setiap negara, institusi, dan jenis keperluan. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya mengandalkan asumsi bahwa suatu dokumen pasti memerlukan atau tidak memerlukan terjemahan tersumpah.

Verifikasi persyaratan sejak awal dapat membantu perusahaan menghindari pekerjaan tambahan dan mengurangi risiko keterlambatan dalam proses administrasi.

Memilih Penyedia Layanan Penerjemahan yang Tepat

Saat menggunakan layanan penerjemahan dokumen bisnis, perusahaan sebaiknya tidak hanya memperhitungkan harga dan kecepatan pengerjaan. Kompetensi penerjemah serta pengalaman dalam menangani dokumen profesional juga perlu dipertimbangkan.

Perusahaan akan lebih mudah memahami jenis layanan yang sesuai dengan kebutuhan dokumennya jika penyedia layanan penerjemahan telah berpengalaman dan lebih terampil. Hal tersebut sangat berguna ketika perusahaan mengelola dokumen dengan terminologi hukum, administratif, atau bisnis yang kompleks.

Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan kemampuan penyedia jasa dalam menjaga konsistensi istilah, menangani format dokumen, menjamin kerahasiaan informasi, serta melakukan pemeriksaan kualitas sebelum hasil terjemahan diserahkan kepada klien.

Pemilihan layanan yang tepat sejak awal, dapat membantu perusahaan mengurangi kemungkinan kesalahan dan memastikan kesiapan dokumen sesuai dengan kebutuhannya.

Lebih dari Sekadar Menerjemahkan

Dalam lingkungan bisnis internasional, bahasa menjadi salah satu sarana untuk menghubungkan berbagai pihak. Meski demikian, penerjemahan dokumen resmi membutuhkan lebih dari sekadar kemampuan untuk memahami bahasa. Penggunaan istilah yang tepat, konsistensi informasi, keamanan dokumen, serta pemenuhan syarat dari pihak penerima juga menjadi hal penting yang harus diperhatikan.

Penerjemah tersumpah disediakan sebagai suatu solusi ketika sebuah dokumen harus memenuhi standar formalitas dan pengakuan tertentu. Dalam konteks bisnis, layanan ini tidak hanya bertujuan memberikan kesan resmi pada dokumen, tetapi juga menjadi bagian dari upaya kelancaran komunikasi dan proses administrasi lintas negara yang berlangsung secara cepat.

Sebagai kesimpulan, terjemahan yang dibutuhkan oleh perusahaan bukan hanya tepat dari segi bahasa, tetapi juga sesuai dengan tujuan penggunaannya. Inilah alasan mengapa pemilihan layanan penerjemahan profesional menjadi penting, khususnya ketika dokumen akan digunakan dalam ulasan resmi atau melibatkan pihak dari negara lain.

Di tengah dunia bisnis yang semakin terhubung secara global, sebuah dokumen dapat memiliki peran penting dalam mendukung kerja sama antarpihak. Oleh sebab itu, ketepatan penerjemahan tidak sekadar menyangkut penggunaan bahasa, tetapi juga kepercayaan, profesionalisme, serta kelancaran kegiatan bisnis